Föreningsstyrningsrapport 2019

HSB Östergötland tillämpar de HSB gemensamma styrdokumenten HSBs Kompass, HSBs Varumärkesriktlinjer och HSBs Kod för föreningsstyrning (Koden). HSB Östergötland omfattar moderförening en och samtliga helägda dotterbolag.

Föreningsstyrningsrapporten har på särskilt uppdrag granskats av våra föreningsgranskare Gunnel Arkehed Dubuc och Björn Pettersson. Granskningen har omfattat genomgång av rapporten och föreningens aktiviteter i förhållande till de regler som anges i Koden.

Granskning av skriftlig dokumentation har genomförts, likaså muntlig avstämning med ­representanter från ledningen.

Bakgrund
Koden är utformad särskilt för HSB och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs kärnvärderingar. Den gäller för alla HSB-föreningar, nationella och regionala bolag samt HSB Riksförbund. Koden gäller inte för bostadsrättsföreningar. Syftet med Koden är att den ska utgöra ett internt verktyg för att säkerställa en öppen och genomlyst organisation, där varje medlem som så önskar ska ha insyn i verksamheten och möjlighet att påverka. Koden ska också bidra till att HSB styrs på ett för medlemmarna effektivt sätt. Det innebär bland annat att årsredovisningen kompletteras med denna föreningsstyrningsrapport, som översiktligt beskriver hur HSB Östergötland tillämpat Koden under räkenskapsåret 2019.

Koden bygger på principen ”följ eller förklara”. Det innebär att avvikelser från Koden ska redovisas och orsaken till avvikelsen förklaras. En effektiv styrning av verksamheten utgör grunden för att skapa förtroende. HSB Östergötland tillämpar effektiva ledningsprocesser och rutiner med regelbunden uppföljning. Medarbetare uppmuntras att sträva mot företagets vision och mål. De uppnås med hjälp av gemensamma värderingar, individuella mål, tydliga ansvarsområden och befogenhet att agera.

Tillämpning av Koden
HSB Östergötland följer Koden med undantag för 2.2.10.

2.2.10
Information om vilka personer som nominerats till förtroendeuppdrag och fortfarande står till förfogande ska lämnas på föreningens webbplats. Av hänsyn till den personliga integriteten redovisas inga personuppgifter på nominerade utöver valberedningens förslag.

På föreningens webbplats publiceras information som rör formella krav på verksamheten såsom tid för kallelse, att lämna motioner och nomineringsprocessen.

Nomineringsprocess
HSB Östergötlands valberedning representerar föreningens medlemmar och består av personer med geografisk representation från verksamhetsområdet och från medlemsgrupperna. Valberedningens instruktion fastställs årligen av föreningsstämman. Valberedningen följer styrelsens arbete under året och har möjlighet att närvara på styrelsesammanträden. Valberedningen har under 2019 funnits representerad vid styrelsens sammanträde 2019-01-22 och 2019-10-24. Valberedningen följer också upp styrelsens arbete genom samtal med enskilda ledamöter och möte med föreningens vd. Därefter bedöms i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas till följd av verksamhet, ekonomi och framtida inriktning. Valberedningen fastställer kravprofiler för nya ledamöter som behöver rekryteras och genomför ett systematiskt arbete för att söka rätt kandidater. Här beaktas bland annat förslag som kommit från medlemmar och dialog förs med bostadsrättsföreningarna.

Valberedningens förslag presenteras i kallelsen till fullmäktigeombuden och på föreningens webbplats.

Valberedningen presenteras på föreningens webbplats, i nyhetsbrev till förtroendevalda och via direktutskick till samtliga bostadsrättsföreningar. Här informeras också om hur nomineringar går till och tidpunkt för inlämnande av förslag till kandidater. Inför stämman 2019 har sex nomineringar inkommit.

På stämman presenterar valberedningen sitt förslag och lämnar en redogörelse för sitt arbete. Ersättningen till valberedningens ledamöter regleras enligt reglementet avseende arvoden och ekonomiska ersättningar till förtroendevalda i HSB Östergötland, som antogs på stämman 2019-04-09.

Fullmäktige
Grundtalet för antal ombud per förening till fullmäktige är 200, vilket innebär att föreningar i storleksordningen 1–200 bostadsrätter har rätt till ett ombud. HSB Östergötlands fullmäktige består därför av ett ombud per bostadsrättsförening, förutom för tre bostadsrättsföreningar med över 200 bostadsrätter som har två ombud vardera, samt en bostadsrättsförening som har rätt till tre ombud. Ombud för medlemsgruppen utses på samma grundtal i relation till sitt totala medlemsantal.

Föreningsstämma
Föreningsstämma hölls 2019-04-09. Totalt fanns 177 (176) röstberättigade ombud. På föreningsstämman deltog 60 (60) röstberättigade ombud. Från Askersund 1 (2) ombud, Hallsberg 4 (1), ­Kumla 2 (2), Linköping 33 (28 ), Mjölby 10 (13 ), Motala 6 (10), Vadstena 1 (3) och medlems­gruppen representerades av 3 (1) ombud. Av ombuden var 40 män och 20 kvinnor. Vid föreningsstämman deltog åtta ledamöter från styrelsen och tre av föreningens revisorer var representerade. Efter förslag från valberedningen valdes Muharrem Demirok till stämmoordförande. Till justeringsmän utsågs Mats Nyqvist och Cecilia Folcker. Ingen av dem är styrelseledamot eller anställd i föreningen. Under mötet gavs fullmäktige möjlighet att ställa frågor, kommentera och lämna förslag till beslut. Protokollet från föreningsstämman fanns tillgängligt på föreningens webbplats inom tre veckor efter stämman.

Styrelsen och dess arbetsformer
Styrelsen består av sju stämmovalda ledamöter och två arbetstagarledamöter. Vd ingår inte i styrelsen. Samtliga stämmovalda styrelseledamöter är oberoende i förhållande till föreningen och ledningen.

Styrelsens storlek och sammansättning ger utrymme för olika kompetenser, erfarenheter, bakgrund och kön. Styrelsen förnyas med hänsyn till utvecklingen av föreningens verksamhet och behovet av kontinuitet i styrelsearbetet.

Styrelsen ska hålla minst fem sammanträden per år, varav ett ägnas åt mer långsiktiga planeringsfrågor. Vid behov ska extra sammanträden hållas för särskilda frågor.

Styrelsen arbetar efter ett fastlagt årsprogram och har under 2019 haft åtta sammanträden. Varje sammanträdestillfälle har sina, i förväg fastställda, ärenden.

Styrelsen har vid sitt sammanträde 2019-10-24 gått igenom och fastställt samtliga policyer, riktlinjer och HSBs uppförandekod för medarbetare och samarbetspartners. Styrelsens instruktioner i form av arbetsordning samt vd-instruktion är anpassade till föreningens förhållanden och utgör styrdokument för dess arbete. Styrelsens arbetsordning genomgår en årlig översyn och en ny årsplan tas fram. Aktuell arbetsordning för styrelsen och vd-instruktion antogs 2019-05-13 . Styrelsens arvode framgår av förvaltningsberättelsen.

Styrelsens utbildning
Vid första styrelsesammanträdet efter föreningsstämman får nya styrelseledamöter en introduktion till HSB, styrelsens arbete, arbetsformer, arbetsordning och information om aktuella frågor. Vd träffar nya styrelseledamöter för genomgång av HSB Östergötlands verksamhet. Under 2019/2020 har styrelsen genomgått utbildning i betaltjänstverksamhet, inlåningsverksamhet och lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Det är ett krav som följer av Finansinspektionens tillstånd som ger HSB Östergötland rätt att tillhandahålla betaltjänster samt inlåning.

Revisorer
Antalet revisorer ska enligt stadgarna vara lägst en och högst två. Extern revision upphandlas av HSB Östergötland och nuvarande revisor, Jonas Leek från PwC, omvaldes vid stämman 2019. Jonas Leek utsågs även enligt stadgarna av HSB Riksförbund. Jonas Leek var närvarande på stämman och lämnade en redogörelse för hur revisonsarbetet bedrivits samt svarade på frågor. Revisorns arvode framgår av årsredovisningen (not 3).

Föreningsgranskare 

Föreningsgranskare ska enligt stadgarna vara lägst en och högst fyra. Två föreningsgranskare utsågs av fullmäktige vid föreningsstämman 2019 efter förslag från föreningens valberedning. Valberedningen lämnade också förslag till arvoden.

Styrelsens rapport om intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen för räkenskapsåret 2019
Styrelsen ansvarar enligt lagen om ekonomiska föreningar, aktiebolagslagen och Koden för den interna kontrollen. Denna beskrivning har upprättats i enlighet med punkt 3.5.3 i Koden och är därmed avgränsad till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen.

Kontrollmiljö
HSB Östergötlands styrelse fastställer arbetsordning och vd-instruktion. Av dessa framgår ansvarsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören så att en effektiv riskbedömning kan skapas. Grunden för struktur och kvalitet i arbetet utgörs av ledningssystem i standarderna ISO 9001:2015 för kvalitet och ISO 14001:2015 för miljö, enligt vilka HSB Östergötland är certifierade. Under 2019 genomfördes två revisioner av företagets ledningssystem. HSB Östergötlands styrelse och ledning arbetar årligen fram en affärsplan. Affärsplanen innehåller både operativa och finansiella mål för innevarande år och även mer långsiktiga målbilder. Affärsplanen innefattar ett balanserat styrkort med mål inom perspektiven Kund, Medarbetare, Ekonomi, Process och Utveckling. Målen bryts ner per process/avdelning, följs upp kontinuerligt och rapporteras löpande till styrelsen.

Kontrollaktiviteter
HSB Östergötland har utformat sin interna kontroll så att ändamålsenliga kontrollaktiviteter genomförs såväl på övergripande nivåer, till exempel löpande resultatanalyser och analys av nyckeltal, som mer rutinorienterade kontroller, såsom avstämningar, attester och liknande kontroller som syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser.

Kontrollaktiviteterna har utformats för att hantera väsentliga risker avseende den finansiella rapporteringen. HSB Östergötland fick 2011­-06-­15 tillstånd av Finansinspektionen att tillhandahålla betaltjänster. Från och med september 2018 är det HSB Finansstöd som har tillstånd för betaltjänster och HSB Östergötland är anslutet som ombud. Revisorn genomför en förvaltningsrevision och granskning av intern kontroll en gång per år.

Information och kommunikation
Basen för den finansiella rapporteringen till styrelsen är fullständiga bokslut med operativ resultaträkning och balansräkning varje tertial. Vid varje styrelsesammanträde lämnas en rapport över företagets finansiella situation, bland annat av ränterisker och likviditet, samt en riskrapport utifrån företagets finansiella och operativa risker och utifrån ett inlåningsperspektiv. Det aktuella ekonomiska läget kommenteras i den skriftliga vd-rapporten som också tas fram inför varje styrelsesammanträde.

En sammanställning som visar resultatet per enhet presenteras minst en gång per verksamhetsår och rapporteringen följs av en kortfattad redovisning av verksamheten. Viktiga samband blir belysta med nyckeltal som är väl definierade. Styrelsen träffar valda revisorer vid minst ett sammanträdestillfälle under året. Vid styrelsens sammanträde 2019-03-14 deltog föreningens revisorer Jonas Leek (PwC) och Gunnel Arkehed Dubuc.